Inquiry Letters

A letter of inquiry is a request for information that the writer believes the reader can provide. Regardless of its subject, the objective is to get the reader to respond with an action that satisfies the inquiry. The action taken can benefit either the writer or the reader, and sometimes both. That being the case, the scope must include enough information to help the reader determine how best to respond.

How to write an inquiry letter:

• Be courteous. Remember, by making this request you are imposing on the reader’s time and/or resources.
• Don’t send an inquiry letter for information you could easily find out by other means, such as with a quick search on the Internet.
• Your letter can be fairly short, but it should be long enough to adequately explain what it is that you are inquiring about and what you want the reader to do in response to your letter.
• Generally, give at least a couple of weeks for the person, company, or organization to respond to your inquiry before you send a follow-up letter or make a follow-up phone call.
• If appropriate, you may want to mention that you will keep confidential any information provided. (This may increase the likelihood that the reader will respond to your inquiry.)
• Make it as easy as possible for the person to respond to your request. This might mean offering to pay for any needed photocopies or mailing costs, or perhaps including a self-addressed, stamped envelope; necessary forms, questionnaires, or other documents; and so forth.
• Make sure to include contact information so that the person can easily get in touch with you if necessary, such as your cell or home phone number or e-mail address.
• When the person responds to your inquiry, it is a good idea to send a quick note of thanks expressing your appreciation and telling how the information helped (or can help) you. If appropriate, you may want to offer to return the favor in the future.

How to respond to an inquiry letter:

• Specifically indicate the inquiry that was made, as you understand it.
• Express your appreciation for the person’s interest.
• If possible, personally respond to the inquiry. You might want to include with your response letter any brochures, catalogs, reports, or other helpful information available.
• If appropriate, clearly describe any action you feel the person should take and the reason(s) for such a recommendation. (However, you may want to use caution because of any possible liability you might incur for offering such advice.)
• If you cannot personally answer the person’s question, let him/her know that you have contacted the person who can and that he/she will shortly be in touch with the reader. If this is not possible, express your regret for being unable to help the reader, and try to find out for him/her the contact information for someone who can help.
• If appropriate, you might want to include additional information about your organization, the products or services you sell, or the subject matter of the inquiry, beyond the scope of the original inquiry.
• Close by saying that you would be happy to help the reader in the future if he/she needs further assistance or by wishing him/her well in his/her endeavor or project, etc.

Inquiry Letter Tips:

• Begin your letter by stating who you are and giving your status or position (such as student, researcher, interested consumer, etc.), and tell how you found out about the individual or entity that you are writing to.
• Clearly state what it is that you are inquiring about and what you would like the recipient of your letter to do. Make your inquiry as specific as possible.
• You might want to briefly explain the purpose of your letter or what you hope to accomplish. Such an explanation may prompt the recipient of your letter to act more quickly.
• If appropriate, consider mentioning the letter recipient’s qualifications for responding to your inquiry (this may prompt him/her to act when he/she might otherwise be hesitant to do so). For example, you could explain that you are writing to the reader because she is a leader in her field and the accepted authority on the subject you are interested in.
• Include the date by which you need the information, services, etc., that you are requesting, and indicate that you await the reader’s response.
• Thank the person for his/her time.

Sample Letter of Inquiry

The Virtual Community Group, Inc.
17 Park Road
Rural Town, NH

July 14, 2010

Jane Smith, Executive Director
Xavier Foundation
555 S. Smith St.
Washington, D.C. 22222

Dear Ms. Smith,

I am writing to inquire whether the Xavier Foundation would invite a proposal from the Virtual Community Group, Inc., requesting an investment of $50,000 per year over two years to support our Enterprise 2000 initiative. This grant would provide part of the funds needed for us to train at least 1200 low-income entrepreneurs in rural New Hampshire in the computer skills they need to create sustainable businesses as we enter the twenty-first century. Your literature indicates that the Xavier Foundation is searching for innovative ideas to improve the lives of the rural poor; we believe Enterprise 2000 falls well within your area of interest.

Information technologies are a promising solution to one of the primary obstacles facing the small rural enterprise: the geographic distances which inhibit networking with other businesses, and which segregate them from a larger marketplace. The Internet and other networks are now making it possible for entrepreneurs even in the most remote locations to communicate and do business on a region-wide, national, or even international basis. Working in conjunction with other organizations, Enterprise 2000 gives program participants technical skills training adapted to individual need; and, in collaboration with organizations which recondition and redistribute used computers, we also assure that they obtain the necessary computer hardware, at low or no cost.

We believe that broadly-implemented technical skills programs such as Enterprise 2000 have the potential to transform the lives of many struggling entrepreneurs, and change the economic landscape of impoverished rural communities. Unlike many poverty alleviation initiatives, all of the Virtual Community Group programs are predicated on the assumption that these entrepreneurs already have 90% of what it takes to compete in the marketplace -- intelligence, ambition, initiative, and talent. After two years of experimentation and program development, the Virtual Community Group has fashioned a superb, easily replicable model in Enterprise 2000, and established a high degree of credibility among community groups, policy makers, and funders. With your support, we can make that 10% difference in the lives of these hard-working people and the future of our rural communities.

Please feel free to call me with any questions. I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,

Executive Director

_________Better Widget Makers, Inc.__________

5555 Widget Avenue

Silver City, CO 80456

September 26, 2003

Mr. Russ Hamilton

Vice President, Sales and Marketing

Golden Bread Company

123 Loaf Street

Silver City, CO 80451

Dear Mr. Hamilton:

Construction on the new employee cafeteria at Better Widget Makers, Inc. is nearing

completion and I am looking for a supplier capable of fulfilling our weekly bakery needs.

Do you have an information packet that would help me project the cost of doing business

with your company? We will need daily deliveries of pastries, pies, dinner rolls and

sandwich bread. Our facility operates 24/7, Monday through Friday, with a flextime

workforce of 1,500 employees. To complete my operational budget I will need the

following information:

• Wholesale price sheets

• Quantity cost breaks

• Annual contract discounts

• Delivery and or any other service charges.

To submit my proposal to the finance committee at their October 20th meeting I will need

to receive your information by the 10th. I will also need to meet with you after reviewing

the requested materials. Please call me for an appointment at your earliest convenience.

My personal extension is 216-8080, # 29.

In keeping with long-standing policy we would like to place this contract locally. I look

forward to working with you and am hopeful that the Golden Bread Company can fulfill

our needs.

Sincerely,

Ida Mae Knott

Purchasing Agent

Business Letter Styles

Modified Block Style

Block Style

Semiblock Style

Elements Business letters (in the United States) usually contain the following elements, in order: Sender's address & contact information Date of writing Recipient's name, title, company, & address salutation/greeting Subject Message (body of the letter) Valediction/closing Sender's signature Sender's name, title, company In some situations, a business letter may also include the following optional information: Enclosures (Encl.: or Enc.:) Recipients (cc:) Reference Initials (of the typist, if different from original author of letter) Line Spacing In general, each element or paragraph of the letter is followed by a single blank line, except: the date, followed by three or four blank lines; the final content paragraph, followed by two blank lines; the valediction/closing, followed by three or four blank lines (enough for the sender to sign the letter); and the sender's title, followed by two blank lines. Sample Business Letters Full Block Business Letter Components This sample includes the formal components of full block business letters. Some of these components are optional for typical, employment-related business letters. You may download or copy samples, examples or templates of employment-related business letters, by clicking on the links below. Legend: Return Address: If your stationery has a letterhead, skip this. Otherwise, type your name, address and optionally, phone number. These days, it's common to also include an email address. Date: Type the date of your letter two to six lines below the letterhead. Three are standard. If there is no letterhead, type it where shown. Reference Line: If the recipient specifically requests information, such as a job reference or invoice number, type it on one or two lines, immediately below the Date (2). If you're replying to a letter, refer to it here. For example, Re: Job # 625-01 Re: Your letter dated 1/1/200x. Special Mailing Notations: Type in all uppercase characters, if appropriate. Examples include SPECIAL DELIVERY CERTIFIED MAIL AIRMAIL On-Arrival Notations: Type in all uppercase characters, if appropriate. You might want to include a notation on private correspondence, such as a resignation letter. Include the same on the envelope. Examples are PERSONAL CONFIDENTIAL Inside Address: Type the name and address of the person and/or company to whom you're sending the letter, three to eight lines below the last component you typed. Four lines are standard. If you type an Attention Line (7), skip the person's name here. Do the same on the envelope. Attention Line: Type the name of the person to whom you're sending the letter. If you type the person's name in the Inside Address (6), skip this. Do the same on the envelope.. Salutation: Type the recipient's name here. Type Mr. or Ms. [Last Name] to show respect, but don't guess spelling or gender. Some common salutations are Ladies: Gentlemen: Dear Sir: Dear Sir or Madam: Dear [Full Name]: To Whom it May Concern: Subject Line: Type the gist of your letter in all uppercase characters, either flush left or centered. Be concise on one line. If you type a Reference Line (3), consider if you really need this line. While it's not really necessary for most employment-related letters, examples are below. SUBJECT: RESIGNATION LETTER OF REFERENCE JOB INQUIRY Body: Type two spaces between sentences. Keep it brief and to the point. Complimentary Close: What you type here depends on the tone and degree of formality. For example, Respectfully yours (very formal) Sincerely (typical, less formal) Very truly yours (polite, neutral) Cordially yours (friendly, informal) Signature Block: Leave four blank lines after the Complimentary Close (11) to sign your name. Sign your name exactly as you type it below your signature. Title is optional depending on relevancy and degree of formality. Examples are John Doe, Manager P. Smith Director, Technical Support R. T. Jones - Sr. Field Engineer Identification Initials: If someone typed the letter for you, he or she would typically include three of your initials in all uppercase characters, then two of his or hers in all lowercase characters. If you typed your own letter, just skip it since your name is already in the Signature Block (12). Common styles are below. JAD/cm JAD:cm clm Enclosure Notation: This line tells the reader to look in the envelope for more. Type the singular for only one enclosure, plural for more. If you don't enclose anything, skip it. Common styles are below. Enclosure Enclosures: 3 Enclosures (3) cc: Stands for courtesy copies (formerly carbon copies). List the names of people to whom you distribute copies, in alphabetical order. If addresses would be useful to the recipient of the letter, include them. If you don't copy your letter to anyone, skip it. Tips: Replace the text in brackets [ ] with the component indicated. Don't type the brackets. Try to keep your letters to one page, but see page 2 of this sample if you need continuation pages. How many blank lines you add between lines that require more than one, depends on how much space is available on the page. The same goes for margins. One and one-half inch (108 points) for short letters and one inch (72 points) for longer letters are standard. If there is a letterhead, its position determines the top margin on page 1. If you don't type one of the more formal components, don't leave space for them. For example, if you don't type the Reference Line (3), Special Mailing Notations (4) and On-Arrival Notations (5), type the Inside Address (6) four lines below the Date (2). Simplified Style Simplified Style is a form letter similar to the Straight shape fully but it’s just that without any greeting and closing greetings. Usually this letter in addressed to the people who were working in the company. Sometimes a simple form of letter writing is very simple without the need to look at tidiness and order. Parts of the letter of the Simplified Style : 1. Letterhead 2. The date of the letter 3. Letter No. 4. Attachment 5. Concerning 6. The letter is aimed at 7. A word of salutation 8. Body of the text 1. Introduction letter 2. Explanation of the contents of the letter 3. Closing the letter 9. Closing Greetings 10. Name of office 11. Signature 12. Who signed the name 13. Carbon copy 14. Page appendix letter / Initials

DAFTAR PUSTAKA

daftar pustaka atau bibliografi adalah daftar buku atau sumber acuan lain yang mendasari atau menjadi bahan pertimbangan dalam penyusunan karangan. Unsur-unsur pada daftar pustaka hampir sama dengan catatan kaki. Perbedaannya hanya pada daftar pustaka tiada nomor halaman sedangkan pada catatan kaki ada nomor halaman. Daftar pustaka berada di paling belakang dari tulisan kita.

KUTIPAN

kutipan adalah pengambilalihan satu kalimat atau lebih dari karya tulisan lain dengan tujuan untuk ilustrasi atau memperkokoh argumen dalam tulisan itu sendiri. Kutipan sering di pakai dalam penulisan karya ilmiah.

Cara Menulis Kutipan Dengan Benar
Penulisan sumber kutipan ada yang menggunakan pola Harvard, ada pula yang menggunakan pola konvensional atau catatan kaki (footnote). Penulisan dan pencantuman kutipan dengan pola Harvard ditandai dengan menuliskan nama belakang pengarang, tahun terbit, dan halaman buku yang dikutip di awal atau di akhir kutipan. Data lengkap sumber yang dikutip itu dicantumkan pada daftar pustaka.
Format penulisan kutipan yang sering digunakan adalah mengikuti kaidah Sistem Harvard. Kaidah ini berbeda dengan yang telah digunakan pada waktu yang lalu. Perbedaan mendasar adalah tidak ada catatan kaki untuk menyatakan publikasi referensi. Adapun tata cara penulisan kutipan sbb:
• Semua referensi untuk buku, artikel majalah, sumber statistik, dsb ditunjukkan dengan sebutan yang sesuai di dalam teks dengan nama keluarga/marga, tahun publikasi, dan halaman bila perlu, semua di dalam tanda kurung.
Berikut ini ada beberapa contoh:
..... (Sinaga, 1970, p46) ......
..... berdasarkan pendapat Cushing (1991, p75) .....
..... berdasarkan pendapat Gazali (1991, pp109-115) ....
..... Lukas, Brown dan Hill (1992, p30) ...
..... menggunakan deret Taylor(Gazali, 1991a) .........
..... menggunakan program perkalian matrik (Gazali, 1991b, pp109-115)
..... dideteksi dari Persamaan 3 (Lukas dan Brown, 1991) .......
..... Berdasarkan Lukas, Brown dan Hill (1992) ternyata ...
..... diperlukan empat langkah (Aryanto et al, 1991, p67) ..
..... Aryanto et al.(1991, p67) menyajikan ....

Fungsi Kutipan
Kutipan memiliki fungsi tersendiri. Fungsi dari kutipan adalah sebagai berikut :
1) Menunjukkan kualitas ilmih yang lebih tinggi.
2) Menunjukkan kecermatan yang lebih akurat.
3) Memudahkan penilaian penggunaan sumber dana.
4) Memudahkan pembedaan data pustaka dan ketergantungan tambahan.
5) Mencegah pengulangan penulisan data pustaka.
6) Meningkatkan estetika penulisan.
7) Memudahkan peninjauan kembali penggunaan referensi, dan memudahkan penyuntingan naskah yang terkait dengan data pustaka.


Jenis Kutipan
Kutipan memiliki 2 jenis, yaitu kutipan langsung dan kutipan tidak langsung.
1. Kutipan Langsung.
Kutipan langsung (direct quotation) adalah kutipan hasil penelitian, hasil karya, atau pendapat orang lain yang penyajiannya sama persis dengan teks aslinya (yang dikutip). Dalam merujuk sumber kutipan di teks utama, sebutkan referensinya dengan menulis nama pengarang, tahun penerbitan, dan nomor halamannya. Kalau ada hal yang dinilai salah / meragukan,kita beri tanda ( sic! ), yang artinya kita hanya sekedar mengutip sesuai dengan aslinya dan tidak bertanggung jawab atas kesalahan itu. Demikian juga kalau kita menyesuaikan ejaan, memberi huruf kapital, garis bawah, atau huruf miring, kita perlu menjelaskan hal tersebut, missal [ huruf miring dari pengutip ], [ ejaan disesuaikan dengan EYD ], dll.
Bila dalam kutipan terdapat huruf atau kata yang salah lalu dibetulkan oleh pengutip,harus digunakan huruf siku [ ….. ].
a) Kutipan yang kurang atau sama dengan 4 baris ditulis sebagai berikut :
• Disatukan dengan teks
• Ditulis dalam tanda kutip ( “…….” )
• Jarak antar kutipan 2 spasi
• Pada akhir kutipan dituliskan databuku yang diletakkan dalam kurung atau dengan menuliskan nomor rujukan catatan kaki.

b) Kutipan Langsung yan lebih dari 4 baris,tata caranya sebagai berikut :
• Tidak disatukan dengan teks,tetapi dipisah dengan jarak 2,5 spasi
• Ditulis dengan spasi rapat ( satu spasi )
• Ditulis dengan menjorok ke kanan 5 karakter,danjika alinea baru berarti menjorok ke kanan 10 karakter
• Pada akhir kutipan diberi nomor penunjuk ( untuk diberi penjelasan pada catatan kaki tau diberi catatan langsung ( catatan perut )
Contoh :
Tidak semua masalah dapat dipecahkan dengan kemampuan berpikir dan nurani manusia.oleh karena itu,manusia memerlukan sumber kebenaran yang berupa wahyu Tuhan .
“……pengetahuan yang disampaikan-Nya [ sic! ] merupakan kebenaran yang tidak perlu disangsikan lagi.Dengan katalain bahwa sesuatu yang disampaikan itu halnya memang delikian,tidak mungkin lain.kebenaran itu merupakan kebenaran mutlak……”1)
…………………………………………………………………………………………………………..uraian lebih lanjut ………………………………
1) Haadari Nawawi,Metode penelitian Bidang Sosial, ( Yogyakarta : Gajah Mada University Press,1985 ),hal.4.
Keterangan :
• Jika dalam mengutip ada bagian kalmiat yang dihilangkan,bagian itu diganti dengan tanda titik tiga ( … )
• Isi catatan kaki diatas adalah : Nama Pengarang,judul buku,kota tempat terbit,nama penerbit,tahun penerbit,halaman yang dikutuip
• Judul buku ditulis dengal garis bawah atau huruf miring
Penyebutan Sumber dengan catatan Lansung ( catatan perut )
Tidak semua masalah dapat dipecahkan dengan kemampuan berpikir dan nurani manusia.oleh karena itu,manusia memerlukan sumber kebenaran yang berupa wahyu Tuhan .”…. pengetahuan yang disampaikan-Nya [ sic! ] itu merupakan kebenaran yang tidak perlu disangsikan lagi.”( Nawawi,1985 : 4 ).
………………………………………………………………………………..uraian lebih lanjut …..…….………………………………

Jika kutipan memakai bahasa asing, kutipannya ditulis dalam huruf miring.
Contoh:
Berkenaan dengan peradaban, Huntington (1996:303) mengatakan sebagai berikut:
The overriding lesson of the history of civilization, however, is that many things are probable but nothing is inevitable. Civilizations can and have reformed and renewed themselves.The central issue for the West is whether, quite apart from any external challenges, it is capable of stoping and reversing the internal processes of decay.Menurut Sartori (dalam Gaffar 1992:37), “[t]he hegemonic party system neither allows for a formal nor a defacto competition for power. Other parties are permitted to exist, but as second class,licensed parties.”
Jika mengutip bukan dari buku/sumber aslinya, melainkan dari pengarang lain (mengutip sebuah kutipan), maka tambahkan kata “dalam” ketika menyebut referensinya. Contoh: Afan Gaffar menulis sebuah buku dan di dalam bukunya ia mengutip pendapat Giovanni Sartori; penulis skripsi kemudian mengutip pendapat Sartori yang terdapat dalam buku Gaffar tersebut; maka penulisan referensinya adalah sebagai berikut:
Menurut Sartori (dalam Gaffar 1992:37), “[t]he hegemonic party system neither allows for a formal nor a defacto competition for power. Other parties are permitted to exist, but as second class, licensed parties.”
Atau:
Seorang pakar ilmu politik, yang banyak mengamati perilaku partai politik, mengatakan bahwa “[t]he hegemonic party system neither allows for a formal nor a defacto competition for power. Other parties are permitted to exist, but as second class, licensed parties” (Sartori, dalam Gaffar 1992:37).

2. Kutipan Tidak Langsung.
Kutipan tidak langsung (indirect quotation) merupakan kutipan hasil penelitian, hasil karya, atau pendapat orang lain yang penyajiannya tidak sama dengan teks aslinya, melainkan menggunakan bahasa atau kalimat penulis/peneliti sendiri. Dalam pengutipan ini, sumber rujukan harus disebutkan, baik dengan nomor halaman atau tanpa nomor halaman.
Dalam kutipan tidak langsung kita hanya mengambil intisari pendapat yang kita kutip.Kutipan tidak langsung ditulis menyatu dengan teks yang kita buat dan tidak usah diapit tanda petik. Penyebutan sumber dapat dengan sistem catatan kaki,dapat juga dengan sistem catatan langsung ( catatan perut ) seperti telah dicontohkan.
Paling sedikit ada dua jenis kutipan tidak langsung atau ada dua cara dalam mengutip secara tidak langsung. Pertama, dengan meringkas, menyimpulkan, atau merujuk pokok-pokok pikiran orang lain.
Contoh:
Penyusun skripsi yang meringkas atau merujuk pokok-pokok pikiran (pendapat) Huntington tentang gelombang demokratisasi di dunia ini dalam bukunya The Third Wave of Democratization:
Gelombang demokratisasi yang ada di dunia ini bisa dibagi menjadi tiga periode, yakni demokratisasi gelombang pertama yang berlangsung antara 1828-1926, demokratisasi gelombang kedua yang terjadi antara 1943-1962, dan demokratisasi gelombang ketiga yang dimulai dari tahun 1974 sampai tahun1990-an (Huntington 1991). Mengingat sekarang masih banyak rejim-rejim otoriter, apakah akan ada gelombang demokratisasi keempat?
Kedua, dengan melakukan paraphrase, yakni pengubahan struktur/susunan kalimat aslinya menjadi kalimat lain tanpa mengubah isi atau subtansi kalimat/alinea. Contoh:
Kalimat asli yang dibuat oleh Miriam Budiardjo:
Berkenan dengan sistem pemilu, Miriam Budiardjo mengatakan: Pada umumnya kita kenal dua sistem pemilu, masing-masing dengan beberapa variasinya. Dalam sistem distrik, satu wilayah (yaitu distrik pemilihan) memilih satu wakil tunggal (single-member constituency) atas dasar pluralitas (suara terbanyak). Dalam system proporsional, satu wilayah (yaitu daerah pemilihan) memilih beberapa wakil (multi-member contituency), yang jumlahnya ditentukan atas dasar rasio, misalnya 400.000 penduduk (Budiardjo 1982:4)
Kalimat paraphrasenya:
Sistem distrik dan sistem proporsional adalah dua jenis sistem pemilihan umum yang paling populer, yang masing-masing sistem ini memiliki variannya sendiri-sendiri. Dalam sistem distrik, jumlah pemenangnya—yang akan menjadi wakil di parlemen—adalah satu orang, sedangkan dalam sistem proporsional jumlah wakil yang akan mewakili suatu daerah pemilihan adalah beberapa orang sesuai dengan proporsi perolehan suaranya (Budiardjo 1982:4).
Seperti halnya penulisan data, penulisan kutipan (referensi) ini juga harus menyebutkan sumber kutipan tersebut. Yaitu dengan menyebutkan bahwa sumber diambil dari buku karangan, misalnya: Gorys Keraf, yang terbit pada tahun 1983, dan sumber tersebut terdapat di halaman 3. Informasi mengenai penerbit dan judul buku dapat dilihat di Daftar Pustaka atau Bibliografi. Pada contoh terakhir hanya ditulis angka 1, menyatakan bahwa keterangan sumber dicantumkan di bawah halaman yang disebut dengan catatan kaki.

Kerangka karangan

Pengertian Kerangka karangan

Kerangka karangan merupakan rencana penulisan yang memuat garis-garis besar dari suatu karangan yang akan dikerjakan dan merupakan rangakaian ide-ide atau isi pikirannya yang disusun secara sistematis,logis, jelas, terstruktur dan teratur. Kerangka karangan menjamin suatu penyusun yang logis dan teratur, serta penulis dapat membedakan mana yang gagasan utama dan mana yang termasuk gagasan tambahan, kerangka karangan dapat membentuk catatan-catatan sederhana, tetapi dapat juga berbentuk pendektail dan kerja dengan sangat cermat.dan bertujuan agar kita dapat membuat kerangka karangan yang baik, benar dan logis, kita dapat membedakan mana yang gagasan utama dan mana yang termasuk gagasan tambahan dan kita juga menghindari penggarapan sebuah topik sampai dua kali atau lebih.


Manfaat Kerangka Karangan
a. Menjamin penulisan bersifat konseptual, menyeluruh, dan terarah.
b. Membantu penulis untuk melihat gagasan-gagasan sehingga dapat dipastikan apakah hubungan dari gagasan-gagasan tersebut sudah tepat.
c. Memudahkan penulis untuk menciptakan klimaks yang berbeda-beda.
d. Menghindari penulisan topik ganda (dua kali atau lebih
e. Memudahkan penulis mencari materi pembantu. Dengan menggunakan rincian-rincian dari kerangka karangan,



Pola Susunan Kerangka Karangan


Pola Alamiah
Susunan atau pola alamiah adalah suatu urutan unit-unit kerangka karangan sesuai dengan keadaan yang nyata di alam, sebab itu susunan alamiah itu didasarkan pada ketiga atau keempat dimensi dalam kehidupan manusia : atas – bawah, melintang – menyebrang, sekarang – nanti, ,dulu - sekarang, timur – barat, dan sebagainya. Oleh sebab itu susunan alamiah dapat dibagi menjadi tiga bagian utama yaitu :
a. Urutan waktu atau urutan kronologis
b. Urutan ruang (sposial)
c. Topik yang ada

Pola Logis
Manusia mempunyai suatu kesanggupan dimana manusia lebih sempurna dari makhluk yang lain, yaitu sanggup menghadapi segala sesuatu yang berada di sekitarnya dengan kemampuan akal budinya. Urutan logis sama sekali tidak ada hubungannya dengan suatu ciri yang intern dalam materinya, tetapi kiat dengan tanggapan penulis.
Macam-macam, urutan logis yang dikenal adalah :
a) Urutan klimaks dan anti klimaks
b) Urutan kausal
c) Urutan pemisahan masalah
d) Urutan umum – khusus
e) Urutan familitas
f) Urutan akseptabilitas

Perbedaan Topik, Tema,Judul

TOPIK

Kalimat topik adalah kalimat yang paling terpenting dalam sebuah paragraph karena merupakan ide utama dalam paragraph tersebut. Topik juga mengontrol dan membatasi ide yang didiskusikan dalam paragraph

TEMA

Tema merupakan suatu gagasan pokok atau ide pikiran dalam membuat suatu tulisan. Di setiap tulisan pastilah mempunyai sebuah tema, karena dalam sebuah penulisan dianjurkan harus memikirkan tema apa yang akan dibuat. Dalam menulis cerpen,puisi,novel,karya tulis, dan berbagai macam jenis tulisan haruslah memiliki sebuah tema. Jadi jika diandaikan seperti sebuah rumah, tema adalah atapnya. Tema juga hal yang paling utama dilihat oleh para pembaca sebuah tulisan. Jika temanya menarik, maka akan memberikan nilai lebih pada tulisan tersebut

JUDUL

Judul adalah perincian atau penjabaran dari topik. Judul lebih spesifik dan sering telah menyiratkan permasalahan atau variabel yang akan dibahas. Judul juga merupakan nama yang dipakai untuk buku, bab dalam buku, kepala berita, dan lain-lain; identitas atau cermin dari jiwa seluruh karya tulis, bersipat menjelaskan diri dan yang manarik perhatian dan adakalanya menentukan wilayah (lokasi). Dalam artikel judul sering disebut juga kepala tulisan.

Ada yang mendefinisikan Judul adalah lukisan singkat suatu artikel atau disebut juga miniatur isi bahasan. Judul hendaknya dibuat dengan ringkas, padat dan menarik. Judul artikel diusahakan tidak lebih dari lima kata, tetapi cukup menggambarkan isi bahasan. Judul tidak harus sama dengan topik. Jika topik sekaligus menjadi judul, biasanya karangan akan bersifat umum dan ruang lingkupnya sangat luas. Judul dibuat setelah selesai menggarap tema, shingga bisa terjamin bahwa judul itu cocok dengan temanya. Sebuah judul yang baik akan merangsang perhatian pembaca dan akan cocok dengan temanya.

Judul hanya menyebut ciri-ciri yang utama atau yang terpenting dari karya itu, sehingga pembaca sudah dapat membayangkan apa yang akan diuraikan dalam karya itu. Ada judul yang mengungkapkan maksud pengarang, misalnya dalam sebuah laporan eksposisi, contohnya : “Suatu Penelitian tentang Korelasi antara Kejahatan Anak-anak dan Tempat Kediaman yang Tidak Memadai.

Syarat Topik, Tema, Judul

Syarat topik yang baik,adalah :
a. Topik harus menarik perhatian penulis adalah Topik yang menarik perhatian akan memotivasi pengarang penulis secara terus-menerus mencari data-data untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapinya

b. Diketahui oleh penulis. Maksudnya Penulis hendaklah mengerti atau mengetahui meskipun baru prinsip-perinsip ilmiahnya.
Contoh:
• Mencari sumber-sumber data .
• Metode atau penerapan yang digunakan.
• Metode analisis yang akan digunakan.
• Buku-buku referensi yang digunakan.

c. Jangan terlalu baru,jangan terlalu teknis dan jangan terlalu kontroversial.maksudnya

Bagi penulis pemula,topik yang baru kemungkinan belum ada referensinya dalam kepustakaan.Topik yang terlalu teknis kemungkinan dapat menjebak penulis bila tidak benar-benar menguasai bahan penulisannya.Topik yang kontroversial akan menimbulkan kesulitan untuk bertindak secara objektif.

d. Bermanfaat. maksudnyaTopik yang dipilih hendaknya bermanfaat. Ditinjau dari segi akademis dapat mengembangkan ilmu pengetahuan dan dapat berguna dalam ehidupan sehari-hari maupun dari segi praktis.

e. Jangan terlau luas.

Penulis harus membatasi topik yang akan ditulis.Setipa penulis harus betul-betul yakin bahwa topik yang dipilihnya cukup sempit dan berbatas untuk digarap sehingga tulisannya dapat terfokus.

Syarat Tema yang baik, adalah :

1. Tema menarik perhatian penulis.

Tema yang menarik perhatian penulis akan memungkinkan penulis berusaha terus- menerus mencari data untuk memecahakan masalah-masalah yang dihadapi

2. Tema dikenal dengan baik.

Maksudnya bahwa sekurang-kurangnya prinsip-prinsip ilmiah diketahui oleh penulis. Berdasarkan prinsip ilmiah yang diketahuinya, penulis akan berusaha sekuat tenaga mencari data melalui penelitian, observasi, wawancara, dan sebagainya sehingga pengetahuannya mengenai masalah itu bertambah dalam

3. Bahan-bahannya dapat diperoleh.

Sebuh tema yang baik harus dapat dipikirkan apakah bahannya cukup tersedia di sekitar kita atau tidak. Bila cukup tersedia, hal ini memungkinkan penulis untuk dapat memperolehnya kemudian mempelajari dan menguasai sepenuhnya.

4. Tema dibatasi ruang lingkupnya.

Tema yang terlampau umum dan luas yang mungkin belum cukup kemampuannya untuk menggarapnya akan lebih bijaksana kalau dibatasi ruang lingkupnya.

Syarat Judul yang baik, yaitu :
a. Asli
Jangan menggunakan judul yang sudah pernah ada, bila terpaksa dapat dicarikan sinonimnya.
b. Relevan

Setelah menulis,baca ulang karangan anda, lalu carilah judul yang relevan dengan karangan anda ( harus mempunyai pertalian dengan temanya, atau ada pertalian dengan beberapa bagian penting dari tema tersebut).

c. Provokatif

Judul tidak boleh terlalu sederhana, sehingga(calon) pembaca sudah dapat menduga isi karangan anda, kalau(calon) pembaca sudah dapat menebak isinya tentu karangan anda sudah tidak menarik lagi.

d. Singkat

Judul tidak boleh bertele-tele, harus singkat dan langsung pada inti yang ingin dibicarakan sehingga maksud yang ingin disampaikan dapat tercermin lewat judul.

e. Harus bebentuk frasa
f. Awal kata harus huruf kapital kecuali preposisi dan konjungsi,
g. Tanpa tanda baca di akhir judul karangan,
h. Menarik perhatian,
i. Logis,
j. Sesuai dengan isi.

Cara membatasi Topik

• Memungkinkan pennulis penuh dengan keyakinan dan kepercayaan bahwa topik tersebut benar-benar diketahuinya.
• Memungkinkan penulis mengadakan penelitian lebih intensif mengenai masalahnya.

Contoh Pembatasan Topik

a. Tetapkanlah topik dalam kedudukan central.
b.Ajukan pertanyaan apakah topik tersebut masih dapat dirinci , bila dapat tetapkan lah.
c.Tetpkanlah yang mana subtopik yang akan dipilih
d. Ajukan pertanyaan apakah subtopik yang dipilih masih dapat dirinci lebih lanjut.